第一章 总则
第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》，做好普通高校学生档案管理工作，促使我院学生档案管理工作规范化、制度化，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学院考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。
第四条 学院加强对学生档案工作的领导，要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查学生档案工作，为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。
第五条 学生档案种类多，流动性强，利用率高，工作量大。为加强管理，学生档案由学生工作处统筹协调，各专业系要有专门人员负责学生档案工作。
第二章 学生档案管理职责
第六条 新生档案，按来档途径由各班级、各专业系接收后，各专业系统一汇总、整理后按专业登记造册（一式两份），并移交学生档案室，履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况，各学院、各班级及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。
第七条 各专业系要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作，由专人负责学生在校期间档案材料的整理，及时将完整的档案材料移交校学工处学生档案室并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案室归档完毕。
第八条 学生档案室工作职责
（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；
（二）办理学生档案的查阅、借阅；
（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关资料；
（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；
（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；
（六）办理其它有关学生档案事项。
第三章 学生档案归档范围及分类
第九条 归档的学生档案，必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。
第十条 学生档案的归档范围及其分类:
第一类 学生登记表、毕业生登记表；
第二类 鉴定、考核、考察材料；
第三类 学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料；
第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；
第五类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）；
第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；
第七类 出国留学材料；
第八类 学生入学及毕业体检表 ，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表；
第九类 有工作经历的个人人事档案材料；
第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第四章 学生档案收集与管理
第十条 学生档案室要重视学生档案的日常收集、积累工作，要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。
第十一条 学生档案管理人员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。
第十二条 不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理。凡不应归档的，退还材料来源单位处理。
第十三条 凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案归档前，要使用统一和规范的学生档案袋。
第十四条 学生档案材料，须统一用A4办公用纸或学院规范表格，用蓝色或黑色钢笔书写，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第十五条 学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名一致，各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
第十六条 休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十七条 留级学生的档案，每学年在接到教务处正式通知后，将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。
第十八条 退学学生的档案，按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十九条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校学生档案室保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。
第二十条 学生出国不归、失踪、逃亡，经证实，其档案仍由学生档案室保管。
第二十一条 对毕业离校时未落实工作单位的毕业生，本人要求人事档案保留在学院的，由本人提出申请，学院领导签字，方可保留二年，超过二年的，经当地物价部门批准，按学校所在地人才交流中心档案管理收费标准，收取毕业生人事档案保管费。收取的档案管理费主要用于毕业生档案管理的有关支出，不得挪作他用。
第五章 学生档案保管与保护
第二十二条 根据安全保密和便于查找的原则，学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。
（一）学生档案设立专门档案室，用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，并经常检查。
（二）要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。
（三）学生档案室统一保管学生档案，建立登记和统计制度，及时发现问题并解决。
第二十三条 学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
第六章 学生档案的利用
第二十四条 因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：
（一）凡来查阅学生档案者，须提出书面申请并经所在部门领导和档案所在专业系领导签字同意；
（二）学生档案一般不得外借，如必须借出使用时，要说明理由，严格履行借阅手续后，方可借出。
（三）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（四）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理；
第二十五条 毕业学生查询档案去留情况，应出具相关证明，办理登记手续后进行查询。
第七章 学生档案的转递
第二十六条 学生毕业后，学生档案室按机要件的交送规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门（或单位）。
第二十七条 考取外校研究生的学生档案，按教务处或录取学校发出的正式通知，学生档案室将档案转至相关提档部门或录取院校。
第二十八条 严格执行学生档案转递制度，避免产生“无头档案”，转递学生档案时应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要投递或派专人送取，不能邮寄，不得由学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
第八章 附则
第二十九条 本办法适用于湖南艺术职业学院所有全日制学生。
第三十条 本办法由学生工作处负责解释。
第三十一条 本办法自发布之日起试行。
